Senior Record Manager

WIJ bieden een baan waarin jij als senior recordmanager verantwoordelijk bent voor de coördinatie van post en archief. Indien nodig treed je op als meewerkend voorman. Je hebt als belangrijkste aandachtsgebieden het proces van postregistratie en archiefbeheer. Je vervangt de andere senior recordmanagers indien nodig.
In je werk heb je structureel aandacht voor het werken volgens werkinstructies, protocollen en kwaliteitscriteria. Je hebt daarnaast een signalerende taak richting de manager over werkverdeling, basisvoorwaarden voor uitvoering van werkzaamheden en de dagelijkse voortgang.
 
Voor de recordmanagers en medewerkers recordmanagement ben jij de vraagbaak voor alle vragen die zij niet zelfstandig kunnen oplossen. Je hebt overzicht op het totale (papieren en digitale) archief en zorgt dat werkzaamheden zoals schoonmaak, vernietiging, vervanging etc. tijdig plaats vinden. Je zet taken op dit vlak uit bij de medewerkers en bewaakt dat dit tijdig en volgens geldende procedures wordt uitgevoerd.
In deze functie ligt er een (tijdelijk) accent op het verder op orde brengen van nog bestaande papieren archieven. Je werkt hierin samen met je collega’s en zet je expertise in om te komen tot oplossingen.

Tot slot heb je als senior recordmanager een informerende en adviserende rol voor wat betreft het zaakgericht werken, de inrichting van zaaktypen, archiefinrichting en archiefbeheer. Je signaleert mogelijkheden tot verbetering in de werkprocessen. Dit doe je naar aanleiding van je gesprekken  met teamleden en medewerkers van de organisaties. Ook lever je een bijdrage aan specifieke projecten of pilots waarin ambities op het gebied van documentaire informatievoorziening worden gerealiseerd.

JIJ hebt coördinerende skills en weet als geen ander een goede sfeer te creëren binnen jullie team. Door jouw ervaring met het werk kan je een goed voorbeeld geven over hoe je dit op een correcte manier kunt uitvoeren. Je weet je collega’s goed mee te krijgen bij veranderingen en hebt door je kennis goede ideëen om processen nog beter te laten verlopen. Je bent in staat tot het ontwikkelen van een visie over de bijdrage van het team aan de dienstverlening aan onze ( interne) collega’s maar ook aan de burgers van de aangesloten gemeenten. Je bent een aanpakker. Verder vragen wij van jou:

  • Een HMDI-, SOD II- of IDM diploma of andere relevante afgeronde opleiding met betrekking tot informatievoorziening;
  • Minimaal 5 jaar werkervaring in het vakgebied en ervaring met papieren en digitale archieven;
  • Ervaring binnen een gemeentelijke of andere overheidsorganisatie is een pré.

ONS TEAM Informatiebeheer en Archivering is verantwoordelijk voor het archief- en informatiebeheer van de gemeenten Leiden, Leiderdorp, Oegstgeest, Zoeterwoude en Servicepunt71. Het team bestaat uit zo’n 30 medewerkers. Een groot deel van deze medewerkers houdt zich dagelijks bezig met de verwerking van papieren en digitale post in het zaaksysteem JOIN en verzorgt het bijbehorende papieren en digitale archiefbeheer. Het team levert een belangrijke bijdrage aan de gewenste digitalisering en houdt anderzijds de zorg voor het papieren archief.
De organisatie krijgt met steeds grotere hoeveelheden digitale informatie en (dus) archief te maken, waarmee het belang van toegankelijkheid, compleetheid en vindbaarheid ook steeds groter wordt.  Op dit moment zijn binnen het team 4 senior recordmanagers werkzaam.
Martin vertelt je graag meer over zijn werk:” Ik heb het naar mijn zin op het werk, omdat elke dag anders is door de diversiteit in (klant)vragen en doordat we voor 4 gemeenten werken. Dat maakt de functie dynamisch en er is veel ruimte voor persoonlijke invulling en ontwikkeling”.

AANBOD voor jou is een salaris van maximaal €4.048,- bruto bij een 36-urige werkweek (schaal 9).
Jaarcontract met een intentie tot een vast dienstverband.
Sfeer waarin we met inzet en plezier werken aan het beste resultaat voor onze organisaties.
Professionele werkomgeving waar we aandacht hebben voor jouw persoonlijke ontwikkeling, bijvoorbeeld met het brede aanbod aan workshops en cursussen van onze 'Academie71'.
Prima secundaire arbeidsvoorwaarden, die je via een Individueel Keuzebudget zelf kunt kiezen.
Invloed op je werktijden: gedeeltelijk thuiswerken is de norm.
Een mobiele telefoon en laptop (surface) krijg je ter beschikking.
ENTHOUSIAST geworden? We zien je sollicitatie graag uiterlijk 8 november 2021 tegemoet. Deze vacature staat langere tijd uit. We checken regelmatig de reacties. Mochten we een match zien, dan wordt je gelijk uitgenodigd voor een gesprek. Wil je eerst meer inhoudelijke informatie? Neem dan contact op met Kees Schouten, teammanager informatiebeheer en archivering, via telefoonnummer 06- 8106 0876. Heb je vragen over het sollicitatieproces? Neem dan contact op met Patricia de Beer via telefoonnummer 06-5275 7940.
Na de sluitdatum verdwijnt de vacature van de website. Wil je de tekst bewaren? Sla deze dan tijdig op!
SERVICEPUNT71 is een servicegerichte, regionale organisatie. Met een nuchtere en flexibele instelling werken we in een prettig informele sfeer voor verschillende gemeenten. We ondersteunen gemeenten bij hun maatschappelijk relevante taken. Wij maken het verschil door te faciliteren met professionele dienstverlening. Op basis van onze vakkennis en ervaring adviseren we praktisch en inventief over uiteenlopende zaken. Het werken voor verschillende gemeenten is veelzijdig, het vraagt om overtuigingskracht en het geeft werkplezier. We nemen de regie, brengen onze verschillende disciplines bij elkaar en we zoeken verbinding met de business, altijd gericht op een succesvol eindresultaat. Onze ambitie is inzicht en overzicht bieden, daadkracht creëren. Resultaten behalen door snelle en passende service te verlenen. Want alleen met goede, slimme oplossingen kunnen we samen werken én samen bouwen.

We zoeken mensen die ons daarbij helpen. Mensen met een hart voor dienstverlening en maatschappelijke betrokkenheid. Want die maken het verschil.

Wij zijn Servicepunt71. 

Wie ben jij?

Acquisitie n.a.v. deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.
Sluitingsdatum:
08-11-2021

Uren per week:
36 uur

Maand­salaris:
€2756 - €4048

Salaris­niveau:
Schaal 9

Niveau:
MBO | HBO

Plaatsingsdatum:
13-09-2021

Locatie:
Servicepunt71 Tweelingstraat 4
2312 LX   Leiden
Deel vacature:

Staat jouw vacature er niet bij? Maak een job alert aan.

Met een job alert ontvang je de vacatures die voor jou relevant zijn als eerste in je mailbox. Zo bent je altijd op de hoogte van de nieuwste vacatures.



Aanmelden