Secretaresse/ Projectondersteuner

WIJ bieden een baan waar afwisseling dagelijkse praktijk is en kwaliteit de norm. Wij zijn net gestart met onze afdeling Duurzame Leefomgeving en hebben behoefte aan een proactieve secretaresse, die wel van een uitdaging houdt. Veel zaken liggen nog niet vast, een uitdaging dus om een goed secretariaat op te zetten.

Je bent in jouw rol de spil van onze afdeling en je zorgt dat alles op rolletjes loopt. Je bent de rechterhand van ons afdelingshoofd, en beheert haar mailbox en agenda. Verder regel je alle afspraken voor haar en de teamcoördinatoren en evt. ook voor andere medewerkers van de afdeling. Je bewaakt de administratieve organisatie/ werkwijze binnen het secretariaat en stelt hiervoor in afstemming met je collega’s protocollen en procedures op. Daarbij kom je tot verbetervoorstellen en implementeer je deze. Daarnaast is de functie breder door het ondersteunen van projecten binnen de afdeling, zo organiseer je overleggen met in-en externe partners, onder andere met onze bestuurders. Je bereidt de agenda’s voor, en coördineert de aan te leveren stukken (in IBABS). Ook verwerk je in -en externe post in het postsysteem (JOIN) en verwerk je facturen. Je speelt een ondersteunende rol bij werving, inhuur en opvang van nieuwe collega’s en je ondersteunt bij de interne communicatie, en andere organisatorische en administratieve zaken die bij de functie van secretaresse horen. Een brede en afwisselende functie. Klinkt goed toch?

JIJ bent bevlogen en een echte aanpakker, verder ben je collegiaal en een gezellige teamspeler die past binnen onze afdeling. Naast een goed gevoel voor humor, vinden wij het belangrijk dat je zelfstandig, proactief, behulpzaam, flexibel en klantgericht bent. Je bent accuraat, kan goed plannen en organiseren, en bent in staat om in de huid van het afdelingshoofd te kruipen. Wij vinden het belangrijk dat je de Nederlandse taal zowel mondeling als schriftelijk goed beheerst. Verder vragen wij van jou:

  • Een afgeronde MBO-opleiding op secretarieel/administratief niveau.
  • Minimaal 4 jaar werkervaring in een vergelijkbare functie.
  • Ervaring bij een gemeentelijke organisatie is een pré. Je kunt goed werken met Outlook en MS-toepassingen (m.n. Word, Power Point, Excel). Je maakt je ICT- applicaties snel eigen waarin bekendheid met Decade en JOIN een pré is.

ONZE AFDELING Duurzame Leefomgeving bestaat uit opgavemanagers, beleidsmedewerkers en ontwerpers (+/- 50 personen in totaal) en maakt onderdeel uit van Cluster Stedelijke Ontwikkeling. Duurzame Leefomgeving staat voor het ontwikkelen en bewaken van de kwaliteit van (de inrichting en het functioneren van) de duurzame leefomgeving in nauwe samenwerking met zowel interne als externe partijen. Deze afdeling speelt een belangrijke rol rondom duurzaamheid (energietransitie, circulaire economie, klimaatadaptatie en biodivers vergroenen) en openbare ruimte (boven- en ondergrondse (verkeers-) infrastructuur, groen, water, bodem). Jouw collega stelt zich graag voor: Sannie: “Sinds juni 2020 ben ik werkzaam bij de gemeente Leiden. Ik ben dus in de corona crisis begonnen. De combinatie van werken op kantoor en op afstand was nieuw voor mij maar erg prettig. Leiden is een dynamische omgeving. Mijn ervaring op dit secretariaat is het aanpakken, dus doen! Het is daarom belangrijk dat je stressbestending bent. Ik vind het fijn om mijn collega’s te helpen. En als ik op kantoor ben, merk ik dat ik echt leuke collega’s heb. Het is een afdeling waarbij ik het gevoel heb, dat het ook belangrijk is dat je een “mensen mens” bent. In een woord; Ik heb het goed naar mijn zin!”

AANBOD voor jou is een salaris van maximaal €3.176,- bruto bij een 36-urige werkweek (schaal 7).
Jaarcontract voor 24 tot 28 uur per week, met een intentie tot een vast dienstverband.
Sfeer waarin we met inzet en plezier werken aan het beste resultaat voor onze burgers.
Professionele werkomgeving waar we aandacht hebben voor jouw persoonlijke ontwikkeling, bijvoorbeeld met het brede aanbod aan workshops en cursussen van onze 'Academie71'.
Prima secundaire arbeidsvoorwaarden, die je via een Individueel Keuzebudget zelf kunt kiezen.
Invloed op je werktijden: gedeeltelijk thuiswerken is de norm.
Een mobiele telefoon en laptop (surface) krijg je ter beschikking.
ENTHOUSIAST geworden? We zien je sollicitatie graag uiterlijk 8 augustus 2021 tegemoet. De sollicitatiegesprekken vinden plaats in de week van 16 augustus 2021. Meer inhoudelijke informatie? Neem dan, gelet op deze vakantieperiode, contact op met Frans Jan Douglas, via 06-3808 0596. Heb je vragen over het sollicitatieproces? Neem dan contact op met Patricia de Beer via telefoonnummer 06-5275 7940. Houd er rekening mee dat de vacaturetekst na de sluitingsdatum van deze site verdwijnt.
Voor deze vacature werven wij in- en extern tegelijk. Bij gelijke geschiktheid hebben interne kandidaten voorrang. Onder interne kandidaten vallen ook uitzendkrachten die werken voor onze organisaties.
LEIDEN is levendig, sociaal en ondernemend. Het is dé stad van kennis en cultuur, met een rijke historie. Daar zijn we trots op. Onze gemeentelijke organisatie kenmerkt zich door een collegiale en open werksfeer, met veel ruimte voor vernieuwende ideeën en een verfrissende blik. Onze medewerkers voelen zich verantwoordelijk en pakken hun werkzaamheden zelfstandig en professioneel op. Onze ambitie is om een wendbare organisatie te zijn die ook een goede afspiegeling is van de diverse inwoners van onze stad. Het maakt niet uit wat je afkomst is, wat je gelooft of van wie je houdt; we willen een organisatie zijn waar iedereen zich thuis voelt!

We zoeken collega’s die ons helpen bouwen aan een duurzame, sociale en toekomstbestendige stad en gemeente.

Wij zijn Gemeente Leiden. 

Wie ben jij?

Acquisitie n.a.v. deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.
Sluitingsdatum:
08-08-2021

Uren per week:
24 tot 28 uur

Maand­salaris:
€2170 - €3176

Salaris­niveau:
Schaal 7

Niveau:
MBO

Plaatsingsdatum:
21-07-2021

Locatie:
Gemeente Leiden Stadhuisplein 1
2311 EJ   Leiden
Deel vacature:

Staat jouw vacature er niet bij? Maak een job alert aan.

Met een job alert ontvang je de vacatures die voor jou relevant zijn als eerste in je mailbox. Zo bent je altijd op de hoogte van de nieuwste vacatures.



Aanmelden