Secretaresse

Gemeente Leiden | Leiden | MBO | 32 tot 36 uur | 25-08-19

Gemeente Leiden

Cluster Beheer is op zoek naar een

Secretaresse

32 - 36 uur, max. € 2.729,- bij 36 uur (schaal 6)

Wat zijn de werkzaamheden?

Binnen team Ondersteuning ben je werkzaam bij het secretariaat. Het secretariaat ondersteunt het MT van Cluster Beheer dat bestaat uit een directeur en vijf teammanagers.

Voor de komende periode blijft het de uitdaging om werkprocessen te verbeteren. Bijvoorbeeld de uitbreiding van “zaakgewijs” werken, verbeteren van de wettelijke archieffunctie, en het inrichten van nieuwe werkprocessen. Medewerkers van het secretariaat krijgen nadrukkelijk de kans om naast het reguliere werk aan deze projecten een bijdrage te leveren.

De werkomgeving is op de gemeentewerf waar het secretariaat nauw samenwerkt met het management en staf. Je hebt  daarbij dagelijks ook te maken met de (voornamelijk mannelijke) collega’s van de uitvoering. Je komt te werken in een team met drie secretaresses. Het secretariaat is grotendeels zelfsturend. De eindverantwoordelijkheid ligt bij de teammanager Ondersteuning. De taken die bij jouw functie horen zijn onder meer:

  • Je levert secretariële en administratieve ondersteuning aan een of twee teammanagers.
  • Je maakt afspraken voor de managers, beheert agenda`s en herkent prioriteiten.
  • Je organiseert op verzoek vergaderingen, bereidt deze administratief voor en notuleert.
  • Je maakt besluiten –en/of afsprakenlijsten en bewaakt de voortgang van in vergaderingen gemaakte afspraken.
  • Je bent sleutelgebruiker voor applicaties zoals het digitaal personeelsdossier en het zaaksysteem.
  • Je signaleert knelpunten in bedrijfsvoering en administratie en levert een bijdrage aan acties ter verbetering.
  • Je levert een bijdrage aan de organisatie van kleine evenementen en bijeenkomsten.
  • Je vervangt je collega secretaresses bij afwezigheid.
  • Je werkt van 9.00 tot 17.30 uur. Je werkt in ieder geval op vrijdag.

Wat neem je mee?

Om deze functie met plezier te vervullen heb je de volgende kennis, vaardigheden en competenties nodig:

  • Een succesvol afgeronde opleiding tot secretaresse op mbo werk -en denkniveau.
  • Minimaal 2 jaar ervaring als secretaresse, bij voorkeur in een secretaressepool.
  • Aantoonbaar goede mondelinge en schriftelijke beheersing van de Nederlandse taal.
  • Je bent nauwkeurig, integer en klantgericht.
  • Je hebt geen 9 tot 5 mentaliteit, soms vraagt het werk om wat langer te blijven dan je normaal gewend bent.
  • Je kunt zorgvuldig, professioneel en nauwkeurig notuleren.
  • Je bent zelfstandig en weet in teamverband goed samen te werken.
  • Je bent goed thuis in het Microsoft Office pakket (o.a. Outlook, Word, Excel, PowerPoint).
  • Je bent digivaardig: je hebt ervaring met het werken met diverse administratieve applicaties waaronder in ieder geval een zaaksysteem.
  • Je voelt je thuis in een uitvoeringsorganisatie, waar men in de omgang zeer direct is.

Wat bieden wij jou?

  • Een functie in schaal 6, ( max. € 2.729,- per maand bij een 36-urige werkweek).
  • Een aanstelling bij wijze van proef. Bij goed functioneren, wordt de aanstelling na 1 jaar omgezet in een vaste aanstelling.
  • Een uitdagende en afwisselende functie in een team van enthousiaste en slagvaardige collega's.
  • Een klantgerichte en op resultaatgerichte, informele werksfeer.
  • Een professionele werkomgeving waarin ruimte is voor persoonlijke ontwikkeling.
  • Je ontvangt naast je salaris ook nog een vrij besteedbaar budget bij ons, een Individueel Keuze Budget (IKB). Je krijgt hierdoor meer keuzevrijheid en zeggenschap over je geld. Je bepaalt zelf wat het beste past bij je levensfase en persoonlijke wensen.
  • De rechtspositie van de sector gemeenten, zoals vastgelegd in de cao voor de gemeenteambtenaren, de CAR/UWO. Meer informatie vind je op www.car-uwo.nl.

Extra informatie

  • Wij hanteren de volgende sollicitatiecode.   
  • Houd er rekening mee dat de vacaturetekst na de sluitingsdatum van deze site verdwijnt.
  • De gesprekken vinden plaats in de week van 26 augustus 2019. houd er rekening mee met je agenda.

Meer over het cluster en het team Ondersteuning Beheer:

Cluster Beheer is verantwoordelijk voor het beheer van de openbare ruimte, gemeentelijk vastgoed en sportaccommodaties. Samen met onze partners en burgers zorgen wij voor een schone, hele en veilige stad waardoor het er fijn wonen, werken en recreëren is.

De cluster bestaat uit 5 teams; team Ondersteuning, team Regie Integraal Beheer en 3 uitvoerende teams: Civiel & Cultuurtechniek, Inzameling en Reiniging en Sport. Binnen de cluster werken ongeveer 350 medewerkers.

Meer over gemeente Leiden:

Leiden is een geweldige plek om te werken, te studeren, te ondernemen, te wonen en te zijn. Leiden is de Stad van Ontdekkingen, met een prachtige historische binnenstad en een rijke traditie van kennis en cultuur.  Met hart voor de stad, zo werken wij als gemeentelijke organisatie voor Leiden. We zoeken de samenwerking met de stad, haar inwoners, ondernemers en andere partijen om nieuwe, mooie en waardevolle ideeën en initiatieven te laten ontstaan en in de praktijk te brengen. De diversiteit van de stad zien wij graag terug in ons personeelsbestand, want samen maken we van Leiden en de Leidse regio een nog geweldiger plek.


Heb jij interesse in deze functie?

Dan ontvangen wij graag uiterlijk 25 augustus 2019 je motivatie met CV! Je kunt reageren via ons Online Sollicitatieformulier. Voor vragen en meer informatie over de functie van Secretaresse neem je contact op met Jan van den Hooff (Manager) op nummer 071 - 516 5618.

Heb je vragen over het sollicitatieproces? Neem dan contact op met de Servicedesk HRM via telefoonnummer 071-5167400 (keuze 2).

Acquisitie n.a.v. deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.